Política de proteção de dados e privacidade

Introdução

A Solvay reconhece e apoia os direitos de privacidade de todas as pessoas e respeita esses direitos ao coletar e processar Informações Pessoais. A Solvay respeita especialmente a privacidade de seus clientes, fornecedores, empregados e outros indivíduos com quem a Solvay se relaciona comercialmente. Além das restrições e obrigações desta Política, a Solvay respeita todas as leis nacionais aplicáveis e protege a privacidade das Informações Pessoais, inclusive a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/18), o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE n.º 2016/679, em vigor desde 25 de maio de 2018 e todas as leis e regulamentos das jurisdições em que a Solvay realiza negócios.

 

Escopo

Esta Política se aplica às

(1) Informações Pessoais que são coletadas, mantidas, usadas ou processadas por qualquer Unidade de Negócio Global (GBU), Departamento/Atividade de Apoio às GBUs ou Afiliadas da Solvay. Esta Política é global e se aplica a todas as unidades da Solvay. É uma condição imprescindível para o uso de Dados Pessoais e pode ser substituída apenas por regulamentos nacionais mais rígidos;

(2) Informações Pessoais em qualquer formato, incluindo registros informáticos e informações eletrônicas, bem como arquivos em papel; e

(3) Informações Pessoais que a Solvay colete e use para os fins do seu próprio negócio.

 

Em alguns casos, a Solvay processa Informações Pessoais que pertencem a outras empresas, em especial no âmbito de Contratos de Serviços. Nesses casos, a Solvay deve proteger as Informações Pessoais em conformidade com esta Política, respeitar todas as leis que regem as informações e usar as informações apenas quando e conforme autorizado pelo proprietário dos dados, como especificamente definido em um Contrato de Serviços.

Os termos desta Política também se aplicam a agentes e contratados que tratem e processem Informações Pessoais em nome da Solvay.

 

Definições

Para os fins desta Política, aplicam-se as seguintes definições:

“Informações Pessoais” (ou informações da pessoa) - também chamadas de Informações Pessoais Identificáveis (IPI) ou Dados Pessoais - significa qualquer informação que possa ser usada para identificar direta ou indiretamente uma pessoa. São incluídas quaisquer informações que permitam que um indivíduo seja identificado seja a partir de apenas um dado ou a partir desse dado e outros que estejam disponíveis ou passíveis de ser disponibilizados, tais como seu nome, endereço residencial, e-mail, número de identificação, informações de salário e benefícios. Também não há nenhuma distinção entre Informações Pessoais sobre um indivíduo em seus papéis privados, públicos ou profissionais, pois todos são cobertos por essa Política.

 

“Processamento” ou “Tratamento” significa qualquer operação ou conjunto de operações que são realizadas mediante uso de Informações Pessoais, seja por meio automático ou não, tal como a coleta de informações e, inclusive, o mero armazenamento desta informação.

 

“Informações Pessoais Confidenciais” ou “Dados Pessoais Sensíveis” significa Informações Pessoais que revelem condições médicas ou de saúde, origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação a sindicatos ou organizações de caráter religioso, filosófico ou político, dados genéticos, dados biométricos, ou informações que especifiquem condutas sexuais ou orientação sexual do indivíduo. Estas informações são legalmente classificadas como “dados sensíveis”.

 

Princípios de Privacidade

(1) Coleta ou Uso de Dados - Finalidades

A Solvay coleta e usa Informações Pessoais para auxiliar e promover seus negócios. A Solvay processa Informações Pessoais apenas para fins limitados, explícitos e legítimos, sempre de acordo com as leis aplicáveis. Os tipos de informações e os fins para os quais nós coletamos Informações Pessoais podem incluir:

 

Para empregados

A Solvay coleta e usa Informações Pessoais de empregados atuais e potenciais, conforme necessário para os processos de recursos humanos e de contratação. Normalmente, esta coleta de dados está vinculada diretamente a uma obrigação legal ou à execução do contrato de trabalho.

Para clientes, fornecedores, vendedores e subcontratados

Embora nossos clientes, fornecedores, vendedores e subcontratados sejam em sua grande maioria empresas, a Solvay coleta Informações Pessoais sobre os indivíduos que são empregados por tais empresas. Essas informações comerciais de contato e outros detalhes pessoais são usados para administrar negócios existentes e futuros.

Outros

Outras Informações Pessoais podem ser coletadas, usadas e divulgadas para os fins para os quais foram coletadas e para fins de conformidade legal, incluindo relatórios regulatórios, investigação de alegações de irregularidades gestão e defesa de ações judiciais, atendimento a intimações, ordens judiciais e outras obrigações legais. Por exemplo, nós podemos coletar algumas informações sobre indivíduos que visitam as nossas instalações para garantir a segurança de todos.

A Solvay coleta essas informações de maneira lícita e apropriada.

 

(2)  Avisos de Privacidade - Transparência

Quando necessário, a Solvay informa aos indivíduos sobre o processamento de suas informações e também disponibiliza essas informações mediante solicitação. Seus avisos de privacidade contêm:

  • o tipo de informações que nós coletamos;
  • os fins para os quais nós coletamos Informações Pessoais;
  • os tipos de entidades para as quais nós divulgamos informações pessoais;
  • as medidas de segurança de privacidade de informações que nós utilizamos; e
  • como acessar, corrigir ou apagar Informações Pessoais (caso aplicável).

A Solvay também age com transparência em relação às transferências de informações a nível internacional. Sempre que possível, os avisos de privacidade incluem informações sobre como as Informações Pessoais podem ser usadas dentro do Grupo Solvay e por terceiros, os fins dessas transferências, os destinatários potenciais e as medidas de proteção que a Solvay implementou para ajudar a garantir um nível adequado de proteção para as informações transferidas.

 

(3) Licitude e Razoabilidade do Processamento

A Solvay processa Informações Pessoais de maneira lícita e razoável para o indivíduo. Isso significa que todo o processamento é baseado em razões legítimas, tais como a necessidade de processamento para (i) redação e/ou execução de um contrato com o indivíduo, (iii) atendimento a uma obrigação legal imposta à Solvay, (iii) proteção de interesses vitais do indivíduo, (iv) realização de uma tarefa realizada no interesse público em cooperação com autoridades públicas, ou (v) interesses legítimos exercidos pela Solvay ou por um terceiro, exceto quando tais interesses se sobreponham aos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do indivíduo, que exigem proteção das Informações Pessoais.

 

Além disso, quando for necessário obter o consentimento do indivíduo para a coleta, uso ou divulgação de Informações Pessoais, a Solvay deverá obter tal consentimento antes de processar ou transferir as Informações Pessoais.

 

(4) Informações Pessoais Confidenciais/Dados Pessoais Sensíveis

Há alguns tipos de Informações Pessoais que a Solvay considera como confidenciais/sensíveis e para as quais a Solvay oferece um nível maior de confidencialidade e  proteção da privacidade. A Solvay apenas coletará e usará Informações Pessoais Confidenciais/Dados Pessoais Sensíveis quando houver embasamento jurídico ou quando for autorizado pelo indivíduo ou quando houver motivos comerciais legítimo, se legalmente autorizado. No Brasil, as hipóteses autorizadoras para tratamento deste tipo de informação são as bases legais de dados sensíveis.

 

(5) Precisão das Informações

A Solvay faz uso de todos os meios necessários para manter as Informações Pessoais precisas, completas e atualizadas, conforme necessário para os fins para os quais elas foram coletadas. Também contamos com você para nos avisar de quaisquer mudanças nessas informações por meio dos canais adequados.

 

(6) Divulgação de Informações

Divulgação interna

De modo geral, as Informações Pessoais podem ser compartilhadas dentro da Solvay, quando permitido por lei para fins profissionais adequados e razoáveis. No entanto, mesmo dentro da Solvay, o acesso às Informações Pessoais é restrito aos empregados, agentes ou contratantes que precisem ter acesso a tais informações para a realização de suas funções.

Divulgação externa

A divulgação de Informações Pessoais para outros além dos empregados, agentes ou contratados da Solvay apenas poderá ser feita quando permitido ou exigido por lei ou no âmbito de processo legal ou, ainda, quando prevista em contratos, por necessidades comerciais legítimas ou com a autorização do indivíduo. Especialmente:

Empregados

A Solvay poderá divulgar Informações Pessoais sobre os trabalhadores e empregados para uma série de terceiros que prestem serviços relacionados aos seus empregados, tais como gestão de folha de pagamento ou de benefícios.

Todos os indivíduos

Informações Pessoais sempre poderão ser divulgadas quando relacionadas a iniciativas de conformidade jurídica, em atendimento a solicitações de informações feitas por órgãos governamentais ou como parte de processos de auditoria (due diligence), negociação e realização de uma venda ou transferência do todo ou de parte de seus negócios.

 

(7) A localização das Informações Pessoais e Transferências Internacionais

Informações Pessoais podem ser armazenadas e processadas nas sedes nacionais, regionais ou globais da Solvay, nas unidades de uma Afiliada da Solvay ou de nossos prestadores de serviço, em um ou mais de nossos centros de dados internacionais e em nuvem através de nossos prestadores de serviço e sempre em conformidade com as leis aplicáveis.

A presença internacional da Solvay envolve um grande número de transferências de Informações Pessoais entre as diferentes entidades da Solvay, bem como a terceiros localizados em diversos países. A Solvay envida todos os esforços para que medidas de proteção adequadas sejam implementadas para assegurar que tais transferências de informações sejam feitas em conformidade com as leis aplicáveis.

É dever dos empregados da Solvay, antes de realizarem uma transferência internacional de Informações Pessoais, avisar o Encarregado pelo tratamento de Informações Pessoais sobre tal necessidade, a fim de que sejam verificados os motivos apresentados e, se necessário, adotado instrumento capaz de legitimar este compartilhamento.

 

(8) Proteção das Informações Pessoais

Para ajudar a proteger a confidencialidade das Informações Pessoais, a Solvay aplica medidas de proteção e segurança apropriadas à confidencialidade das informações. Essas medidas de proteção incluem medidas administrativas, técnicas e físicas que visam proteger a confidencialidade e a segurança das Informações Pessoais contra ameaças previstas e acessos não autorizados. A Solvay também mantém um programa eficaz de gestão de violações de Proteção de Dados e de Incidentes de Privacidade. Quando exigido por lei, a Solvay informará as violações às Informações Pessoais às autoridades competentes e/ou informará à pessoa afetada.

 

(9) Acesso e Correções - Direitos dos Indivíduos

A Solvay deverá oferecer às pessoas, mediante solicitação, a oportunidade de verificar suas próprias Informações Pessoais, confirmar a exatidão e completude de suas Informações Pessoais e de atualizar suas Informações Pessoais, caso aplicável. A Solvay dá aos indivíduos a oportunidade de se posicionarem contra a coleta, uso e divulgação de suas Informações Pessoais, bem como de exercer outros direitos constantes da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

 

(10) Retenção

A Solvay se esforça para não reter as Informações Pessoais por mais tempo do que o permitido pelas leis aplicáveis.

 

(11) Responsabilidades

É de responsabilidade de todos os empregados auxiliarem na proteção das Informações Pessoais, agindo em conformidade com esta Política. Todos os empregados são responsáveis por ajudar a garantir que as Informações Pessoais em posse da Solvay sejam precisas e atualizadas.

A Solvay tem um Departamento de Proteção de Dados & Privacidade que é responsável por coordenar os esforços de conformidade com a privacidade, exercidos pela Solvay, bem como por estabelecer uma comunicação efetiva e treinamento relacionado a essa Política. Quando exigido pelas leis nacionais, a  Solvay indicará empregados encarregados pela Proteção de Dados em níveis locais ou nacionais. No Brasil, Erika Machado Corchs Bernardo é a Encarregada pela proteção de dados pessoais e pode ser contatada por meio do email: dpo.brasil@solvay.com

 de responsabilidade de cada Unidade de Negócio Global (GBU), Departamento/Atividade de Apoio às GBUs ou Afiliada da Solvay e de todos os empregados, garantir conformidade com essa Política ao processar Informações Pessoais e prestar contas ao Departamento de Proteção de Dados e Privacidade sobre qualquer evento de não conformidade ou de violação.

O Departamento de Proteção de Dados e Privacidade é responsável por definir e atualizar esta Política.

Qualquer violação desta Política pode resultar em ações pertinentes, incluindo ações disciplinares, ações de mitigação e interrupção das relações comerciais, sujeitas e em conformidade com as leis aplicáveis.

 

 

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